定型業務は、
AI に任せる時代へ。

本マニュアルでは、初心者がステップバイステップで Workspace Studio を習得し、実務ワークフローを自動化できるよう、 導入から基本操作、中級・応用編、自動化実践、トラブルシュートまでを解説します。各章には学習目標・前提条件・手順・ 練習課題・チェックリストを含め、さらに日本企業の典型的な業務ワークフローのサンプルを多数掲載します。

概要

Google Workspace Studio は、Google Workspace サービス（Gmail・Calendar・Drive・Sheets など）全体で 定型業務を AI で自動化できるオンラインアプリです。プログラミングの知識は不要で、自然言語で自動化したい内容を 指定するだけで AI がワークフローを作成します。「WorkspaceでAIエージェントを設計・管理・共有する場所」と 位置づけられています。

メリット

長時間を費やす定例業務（メール整理・会議議事録作成・経費承認など）を AI に委任することで、時間短縮や ヒューマンエラーの軽減につながります。ルールベースでは難しかった文脈理解や柔軟な判断も、Gemini の能力で 実現できます。

Workspace Studio の構成要素

Workspace Studio の基本単位は「フロー」です。各フローは次の2つで構成されます。

たとえば「受信メールの添付ファイルをドライブに保存し、フォーム送信時にチャットで通知する」といった ワークフローが作成できます。

ワークスペースへのアクセス

Workspace Studio は、Gmail や Google Chat のサイドパネルから起動できます。Gmail 画面右上の Workspace Studio アイコンをクリックするとサイドパネルが開き、「Discover」でテンプレートの一覧を参照できます。「My Flows」タブでは 自分のフローを一覧・管理し、「Activity」では実行履歴を確認できます。

フローの作成方法

フロー作成方法には主に3つの選択肢があります。

1. AIに依頼: 「こういう自動化をしたい」と自然言語で説明すると、Gemini が自動でフローを生成します。
2. テンプレートの利用: 既存のテンプレート（未読メールの要約送信など）からフローを作り、必要に応じてカスタマイズします。
3. ゼロから作成: 自分でスターターとステップを1つずつ追加し、条件や処理を組み立てます。

練習課題

• サイドパネルからテンプレートを選択し、1つフローを開いて内容を確認してみる。
• テンプレートを元に、実行スケジュールやチャットメッセージ内容を変更してみる。
• AI に「未読メールをまとめて Slack に送信する」など簡単な依頼をして、生成されるフローを観察する。

スターター（トリガー）の設定

Workspace Studio では次のようなスターターが用意されています（代表例）。

• スケジュール: 指定日時・定期実行
• カレンダー: イベント予定の開始・終了
• メール: 特定の差出人・件名・内容の受信
• Chat / Space: メッセージ投稿やユーザー参加
• Google フォーム: 回答の送信完了

スターターには条件設定も可能で、「特定の件名を含むメールを受信時のみ実行」などを指定できます。

ステップ（アクション）の追加

ステップでは様々な処理を組み合わせられます。主要なステップ例を挙げます。

• メール操作: 返信メール送信、ラベル付与、添付ファイル保存など
• チャット: メッセージ投稿、ユーザー通知など
• ドライブ／ドキュメント: ファイルコピー、ドキュメントの生成・編集など
• スプレッドシート／フォーム: データ書き込み、フォーム送信待ち受けなど
• タスク管理: タスクの作成・完了（Google Tasks など）
• サードパーティ: Asana や Mailchimp 等と連携したアクション
• 生成AI: Gemini による要約・翻訳・感情分析・コンテンツ生成など（AIステップ）

例として、会議の議事録文書を Gemini で要約してチャットで共有する、受信メールのアクションアイテムを AI で抽出する、重要なメールに自動でラベルを付与する、などが可能です。

条件分岐の活用

Workspace Studio では条件分岐（条件を満たす場合にのみ次のステップを実行）もサポートしています。 たとえば「経費申請金額が閾値以上の場合にマネージャーに承認依頼メールを送る」といった複雑な分岐ロジックが 組めます。

練習課題

• ステップをいくつか組み合わせて簡単なフローを作る（例: フォーム提出でスプレッドシートに書き込み、チャットに通知）。
• 条件分岐を使って、「未読メールに特定の語句が含まれる場合のみ要約を実行」するフローを試す。
• AI ステップの結果を変数として利用し、別のステップで送信する流れを作成する。

テンプレートの活用

Workspace Studio には多くのテンプレートが用意されており、複雑なワークフローをすばやく作成できます。 テンプレートから作成したフローは、そのまま社内に展開することもできます。

共有と権限

作成したフローは他ユーザーと共有可能です。共有ユーザーはフローを開いて実行・編集でき、ワークスペース内で 共同運用できます。管理者は管理コンソールで Studio の利用範囲や対象アプリを制御できます。

Apps Script による拡張

高度な要件には Apps Script でのカスタムステップ拡張が可能です。Apps Script の「カスタムステップ」を使うことで、 社内ツールや Vertex AI などとも連携でき、複雑なビジネス要件に対応できます。

他プラットフォームとの比較

Workspace Studio は Zapier や Make など他のノーコードツールと似た使い勝手ですが、内部で Gemini AI を使うことで より柔軟な処理が行えます。Google Workspace にネイティブ統合されている点や、セキュリティポリシー遵守も強みです。

練習課題

• テンプレートから1つ選び、中身を確認してカスタマイズしてみる。
• Apps Script のカスタムステップを用意し、フローに追加する（例: データベースを操作する独自ステップ）。
• Asana や Mailchimp との連携ステップを追加してみる（外部サービス連携）。

ここからは、実際の業務で使える自動化例を通じて考え方を深めます。各例では 目的・前提・手順（ステップ内容）・ トリガー・サンプルデータ・期待結果・セキュリティ注意点 を示します。具体例は次の第7章にまとめています。

エラーログの確認

フローが失敗した場合、Workspace Studio の「Activity」タブで失敗したフローのログやエラーメッセージを 確認できます。ログを元に、設定ミスや権限不足を修正します。

一般的なトラブル例と対処

1. 会議議事録自動化

目的: 会議終了後に議事録を自動で要約・配信し、共有を効率化する。

前提: 会議内容が Google ドキュメント（または文字起こしテキスト）として記録されている。まとめ用 Gemini プロンプトを用意。

手順:

1. フロー名を「議事録要約」とする。
2. スターター: 会議予定の終了時刻を基にスケジュール設定。
3. ステップ1: 会議のドキュメント内容を取得（Google Docs 取得）。
4. ステップ2: Gemini に「この会議の議事録を要約してください」と入力し要約生成。
5. ステップ3: 要約結果を Google Chat の会議メンバー用スペースに投稿。

サンプルデータ:

{
  "meetingTitle": "週次チーム会議",
  "participants": ["佐藤", "鈴木", "田中"],
  "content": "・進捗報告: Aプロジェクトが完了\n・課題: Bプロジェクトの遅延対策\n・次回予定: Cプロジェクトの開始"
}

期待結果: チャットスペースに「週次チーム会議の議事録の概要」が送信される（例:「Aプロジェクトが完了し、Bプロジェクトに遅延が発生しています。次回は C プロジェクトを開始します。」）。

セキュリティ注意点: 議事録には機密情報が含まれる可能性があります。Workspace Studio は Workspace の DLP ポリシーに従い、データはドメイン外での学習に使用されません。プロンプトに機密を含めず、共有対象を必要最小限にします。

2. 経費申請ワークフロー

目的: 経費申請が提出されたら上長へ自動で承認依頼を送信し、管理用スプレッドシートに記録する。

前提: Google フォームまたは社内システムで経費申請を受け付け、回答が Google シートに記録される。承認者のメールアドレス一覧がある。

手順:

1. フロー名を「経費承認フロー」とする。
2. スターター: 経費申請フォームの新規回答登録。
3. ステップ1: フォーム回答内容を取得（申請者名・金額・用途）。
4. ステップ2: 条件分岐:「金額 > 5000円?」で承認者を分岐（超える場合は部長、それ以下は課長）。
5. ステップ3: 選ばれた承認者に Gmail でメール送信（申請内容と承認／却下依頼）。
6. ステップ4: Google スプレッドシートに申請データとステータス欄を追加。

サンプルデータ:

Employee,Amount,Category,Comments
"山田太郎",7500,"交通費","電車代精算"

期待結果: 部長のメールに「山田さんから 7500 円の交通費申請です。承認／却下してください」という内容が送られ、スプレッドシートに「山田太郎, 7500, 交通費, 承認待ち」が追記される。

セキュリティ注意点: 承認メールには経費詳細が含まれるため、送信先を慎重に設定します。データは AI モデル訓練に使用されませんが、機密度の高い情報はフロー内で適切にマスク・保護します。

3. 勤怠承認ワークフロー

目的: 休暇や残業申請のフォーム入力から上長への承認プロセス、管理シートへの反映を自動化する。

前提: 勤怠申請は Google フォームで受け付け、内容がスプレッドシートに記録されている。上長のメールアドレス情報が組織管理にある。

手順:

1. フロー名を「勤怠承認」とする。
2. スターター: 勤怠申請フォームの回答登録。
3. ステップ1: 回答を取得（申請者・申請種別・日付など）。
4. ステップ2: 上長に Gmail で承認依頼メール送信（申請内容記載）。
5. ステップ3: 承認／却下の返信を待つ（手動ステップ）。
6. ステップ4: 承認結果をスプレッドシートに更新。

サンプルデータ:

Name,Type,Date,Reason
"佐藤花子","有給休暇","2026-06-10","家族行事"

期待結果: 佐藤さんの休暇申請内容が上長にメール送信され、承認結果（承認／却下）に応じてスプレッドシートに「承認済み」「却下」などのステータスが反映される。

セキュリティ注意点: 個人情報が含まれるため、承認メールの BCC には不要な情報を含めないようにします。スプレッドシートの共有設定は最小限に保ちます。

4. 顧客問い合わせ振り分け

目的: 受信した顧客問い合わせメールを内容に応じて自動分類し、担当部署に振り分ける。

前提: 顧客問い合わせは専用メールアドレスで受信。内容（件名・本文）に応じた分類ルールがある。

手順:

1. フロー名を「問い合わせ振り分け」とする。
2. スターター: 特定メールアドレス宛の受信メール。
3. ステップ1: 受信メール内容を Gemini で分析し、「分類結果」ラベルを生成（例: 購入・サポート・その他）。
4. ステップ2: 分類ラベルに応じて条件分岐させ、該当部署の Google Chat スペースに通知を投稿。
5. ステップ3: 担当者向けにメール転送（Gmail アクション）やスプレッドシートに記録。

サンプルデータ:

From,Subject,Body
"customer@example.com","価格について","商品の価格表はございますか？"

期待結果: 「価格について」の問い合わせは AI 分析により「販売部門」ラベルと判定され、販売部のチャットに「新しい価格問い合わせ: customer@example.com」通知が行われる。管理シートに問い合わせ記録も追加される。

セキュリティ注意点: 顧客メールには個人情報が含まれる可能性があります。転送時は CC／BCC の使い方に注意し、データプライバシーが適用されることを確認します。

5. 営業リード管理

目的: Web フォームやスプレッドシートで収集した営業リード情報を自動で営業チームに通知・分類し、レコードを更新する。

前提: リード情報は Google フォームや CRM API で取得し Google シートに格納。担当者のメールアドレスリストがある。

手順:

1. フロー名を「リード管理」とする。
2. スターター: 新規リードのシート追加またはフォーム送信。
3. ステップ1: リード内容を取得（企業名・興味商品・問い合わせ内容など）。
4. ステップ2: Gemini に「このリードを優先度高で担当に通知」「案件情報を分類」などと指示し処理。
5. ステップ3: 担当営業にリード通知をメール送信または Chat 投稿。
6. ステップ4: Google シートに「通知済み」「担当者名」などを追記。

サンプルデータ:

Company,Product,Contact,Email
"ABC商事","ソフトウェアX","鈴木一郎","ichiro@abc.co.jp"

期待結果: 鈴木さんのリード（ソフトウェア X 購入検討）が営業担当に通知され、シートに「担当者: 田中」「ステータス: 通知済み」などが記録される。

セキュリティ注意点: 顧客情報の取り扱いに注意します。通知先や CRM 書き込みの権限設定を適切に行い、データ漏洩を防ぎます。

6. 社内通知配信

目的: 定例連絡（全社アナウンスやリマインダー）を自動で配信し、手間を削減する。

前提: 通知内容（例: 月末報告のリマインダー）がテンプレート化されている。送信先グループ（全社員チャットスペース等）が定義済み。

手順:

1. フロー名を「全社通知」とする。
2. スターター: カレンダーによる定期実行（例: 毎月25日 10:00）。
3. ステップ1: Gemini に「今月の売上目標達成状況を元に通知文を生成」と依頼。
4. ステップ2: 生成された通知文を社内全体チャットスペースに投稿。
5. ステップ3: 必要に応じてメールでも送信。

サンプルデータ:

Month,Target,Actual
"6月",1000000,950000

期待結果: 「6月の売上は目標の95%です。引き続き次月に向けてがんばりましょう。」といったメッセージが全社チャットに自動投稿される。

セキュリティ注意点: 全社向けメッセージは内容に慎重を期す必要があります。AI 生成内容の確認を怠らず、不適切な情報が含まれないようにします。

7. 月次レポート自動生成

目的: 月次報告書（売上やアクセス数など）を自動集計・作成し、関係者に配信する。

前提: データソース（Sheets や BigQuery 等）に月次データが揃っている。テンプレートドキュメントまたはスライドが用意されている。

手順:

1. フロー名を「月次レポート」とする。
2. スターター: 毎月1日 8:00 に実行。
3. ステップ1: 売上データなどを集計（Sheets のクエリ、あるいは Apps Script 使用）。
4. ステップ2: Gemini に「以下のデータから要約コメントを生成」させる。
5. ステップ3: 既存テンプレート（Docs／Slides）にデータとコメントを埋め込む。
6. ステップ4: 完成したレポートを関係者にメール送信またはドライブに保存し共有。

サンプルデータ:

Date,Visits,Sales
"2026-06-01",10000,120000
...
"2026-06-30",15000,180000

期待結果: 6月の合計訪問数と売上が反映されたドキュメントが生成され、上司とチームにメールで共有される。Gemini が売上動向を文章でまとめる。

セキュリティ注意点: 報告書には営業情報など重要データが含まれます。共有範囲を限定し、ドメイン外でデータが利用されないことを確認します。

8. ドキュメント承認フロー

目的: 新規ドキュメント作成や変更時にレビュー・承認プロセスを自動化し、作業漏れを防ぐ。

前提: 承認対象の文書は Google ドキュメント。承認者リスト（上司・法務等）が明確。

手順:

1. フロー名を「ドキュメント承認」とする。
2. スターター: ドキュメントが特定フォルダに追加または更新されたとき。
3. ステップ1: ドキュメント所有者に確認メールを送信（変更内容を説明）。
4. ステップ2: 承認者にレビュー依頼メールを送る。
5. ステップ3: 承認者から「承認」ラベル付き返信があれば、ドキュメントに「承認済み」ラベル付与。
6. ステップ4: 承認完了をドキュメント作成者に通知。

サンプルデータ:

Document,Owner,Status
"企画書_v1","高橋太郎","レビュー待ち"

期待結果: 「企画書_v1」を高橋さんが作成すると、上司へ「確認お願いします」というメールが送られる。上司が承認した場合、シートに「承認済み」と記録され、作成者に通知される。

セキュリティ注意点: 承認フローでは機密性の高い資料を扱います。承認者以外には文書が共有されないようにし、変更履歴を追跡します。

9. オンボーディング手続き

目的: 新入社員の入社時手続きを自動化し、必要な各種登録や通知を漏れなく実行する。

前提: 新入社員情報（名前・部署・入社日など）が Google フォームやスプレッドシートに登録される。IT 部門や人事部への連絡テンプレートがある。

手順:

1. フロー名を「オンボーディング」とする。
2. スターター: 新入社員情報のシート追加やフォーム送信。
3. ステップ1: 社員アカウントの作成を IT へ指示する（例: 招待メール送信）。
4. ステップ2: 人事に必要書類の提出依頼メールを送信。
5. ステップ3: チーム全体に「新入社員紹介」のチャットメッセージを投稿。
6. ステップ4: 入社手続き完了をスプレッドシートに記録。

サンプルデータ:

Name,Department,StartDate
"林明子","営業部","2026-07-01"

期待結果: 林さんの情報を受けて IT 部に「アカウント準備」を依頼し、人事に書類依頼メールを送信。営業チャットに「新入社員: 林明子さんが 7/1 入社予定です」と通知が投稿される。

セキュリティ注意点: 個人情報を扱うため通知内容に配慮し、必要以上の情報を公開しないようにします。

10. 請求書処理

目的: メールで届いた請求書を自動で経理担当に回し、支払い処理ワークフローを開始する。

前提: 取引先からの請求書 PDF が Gmail で特定アドレスに届く。経理フォルダがドライブに用意されている。

手順:

1. フロー名を「請求書処理」とする。
2. スターター: 指定メールアドレス宛の受信メール。
3. ステップ1: 受信メールの添付 PDF を Google ドライブの「請求書」フォルダに保存。
4. ステップ2: Gemini に「請求書の内容を要約し、請求番号と金額を抽出」させる。
5. ステップ3: 要約結果とともに経理担当にチャット通知を送信。
6. ステップ4: スプレッドシートに請求書番号と金額を記録。

サンプルデータ:

InvoiceNo,Amount,Vendor
"INV-1234",250000,"XYZコーポレーション"

期待結果: 添付請求書 PDF がドライブ「請求書」フォルダに保存され、経理チャットに「XYZ コーポレーションから請求書 INV-1234（250,000円）が届きました」というメッセージが送信される。

セキュリティ注意点: 請求書情報には企業秘密が含まれます。保存先フォルダの共有設定を限定し、承認された担当者のみが閲覧できるようにします。